Jak zarządzać zadaniami i mieć czas dla siebie?
Masz takie dni, kiedy wydaje Ci się, że masz do zrobienia dosłownie „milion” rzeczy? Zadanie za zadaniem, dzień się kończy a Ty masz wrażenie, że nic nie zrobiłaś/łeś, choć tyrasz cały dzień? Tak. To frustrujące.
Jak to jest – myślisz sobie – że ja na nic nie mam czasu, a inni mówią, że byli na basenie, w restauracji, widziely kolejny sezon serialu? To albo ja biorę sobie na głowę za dużo, albo inni się „opieprzają” 😊
A jeśli powiem Ci, że to historia o tym, jak zarządzasz swoją energią?
To opowieść o tym, na jakie zadania przeznaczasz jej najwięcej i to w najlepszym momencie dnia, kiedy Twój mózg jest najbardziej efektywny.
To bardzo ważny element, stanowiący filar tego jak wydajny się czujesz po skończonym dniu.
Piszę o tym na blogu dotyczącym mózgu i energii, bo mózg, mimo że stanowi zaledwie 2% masy całego ciała, jest najbardziej kosztownym w utrzymaniu narządem. Organizm dorosłego człowieka, będący w stanie spoczynku, wydatkujący energię wyłącznie na oddychanie, trawienie oraz utrzymywanie ciepła, zużywa około 20-25% ogólnej energii ciała (głównie w postaci glukozy).
To pomyśl, ile jej potrzebuje kiedy pracuje w częstotliwości wysokich fal Beta, kiedy myślisz, realizujesz zadania i przełączasz się między nimi.
Jeśli chcesz poczuć, że panujesz nad sytuacją, potrzebujesz współpracy ze swoją korą przedczołową, która odpowiada za planowanie, przewidywanie, a także logiczne, sekwencyjne myślenie.
Dzień w pracy
Nasz dzień, często nawet nie jesteśmy tego świadomi, przebiega tak, że pracując, zaglądamy co chwilę na telefon i odpowiadamy na wiadomości, uznając je za ważne. Odbieramy telefony, uznając, że nie wypada nie odebrać. Odpisujemy na maile, które czytamy co chwilę, a w między czasie przygotowujemy ofertę, raport i co chwilę innymi czynnościami przerywamy jego dokończenie.
Na koniec dnia, mimo, że pracowaliśmy intensywnie, wydaje nam się, że wiele spraw i tak przekładamy na kolejny dzień. Sterta spraw rośnie zamiast maleć.
Kiedy mózg przełącza się z jednego trudnego zadania na drugie, robi to sprawnie i szybko, ale zużywa znaczniej więcej energii niż przy realizowaniu jednego zadania.
Mózg nie wykonuje kilku zadań wymagających koncentracji w tym samym czasie. Dzieli je na mniejsze części i bardzo szybko się między nimi przełącza. Jest w tym naprawdę dobry. Jednak przełączanie wymaga czasu adaptacji. A jeśli jest tych przełączeń dużo, to czas wykonania tych zadań (a tymbardziej jednego) znacznie się wydłuża. Szybciej zrealizowałbyś te zadania robiąc je po kolei.
Jak sobie poradzić z nadmierną ilością zadań?
Po pierwsze, uspokoić się… a więc pooddychać chwilę, trochę głębiej niż normalnie, wziąć kalendarz, kartkę i długopis i dać sobie 10 minut.
Poświęcenie tych 10 minut da Ci wbrew pozorom więcej czasu, bo wprowadzi ład, porządek i uspokojenie.
Mózg trzeba zatrzymać i wpuścić do działania korę przedczołową – naszą Panią Prezes.
Ona potrzebuje porządku i logicznej sekwencji działań.
Pomoże Ci w tym metoda ABC
Metod jest dużo, ale ta jest w mojej subiektywnej ocenie bardzo prostą ale i jedną z najskuteczniejszych.
Opiera się ona na zasadzie Pareto, mówiącej że w wielu sytuacjach 20% włożonego wysiłku daje 80% efektów lub 80% konsekwencji wypływa z 20% przyczyn.
Zaczynamy:
-
Wypisz listę wszystkich zadań, które masz do zrobienia.
-
Nadaj im odpowiedni priorytet A, B, lub C. Powstaną trzy odrębne grupy zadań o określonej wadze, która będzie pokazywała ich ważność a tym samym kolejność wykonania.
-
Weź pisak, długopis w innym kolorze i oznacz literą A te, które są pilne do wykonania. Oznacza to, że niezrobienie tego rodzi dla Ciebie pewne konsekwencje. To jest coś, co nie może poczekać do jutra. To bardzo ważne czynności, które musisz wykonać sam, nie możesz ich delegować. Często stanowią one około 20% wszystkich zadań z listy, a wykonanie ich da Ci 80% efektywności dnia.
-
Literą B (weź inny kolor) oznacz zadania te, które są ważne, ale nie priorytetowe. Wykonanie ich możesz częściowo delegować, jeśli jest to możliwe. Są to zadania, które powinny zostać wykonane. Często takie, które nie mają terminu na dziś, tylko są obligo na za 2-3 lub więcej dni.
-
Literą C oznacza się zadania mało ważne, których realizację możesz odłożyć na inny czas lub możesz komuś delegować. To zadania, które możesz wykonać, ale dopiero po wykonaniu A i B. Mogą też stanowić one nagrodę za wykonanie A i B (np. znalezienie hotelu, rezerwacja wakacji, zakup biletów, posurfowanie w Internecie itp.) – to właśnie mój sposób na C :).
Wskazówka na start:
Na początku pracy z tą metodą możesz mieć dużo zadań A. Nie szkodzi. To normalne.
Wybierz wówczas ze wszystkich A – 3 najpilniejsze zadania tzw. TOP3. Skup się na nich. Wyznacz sobie na nie określony czas. Odłóż telefon do czasu zakończenia realizacji TOP 3. Kiedy je skończysz, zajrzyj na smartfon, odpowiedz na najważniejsze telefony, odzwoń. Daj sobie na to 30 minutową przerwę. Później usiądź do kolejnych TOP3 – i znów odłóż wszystkie rozpraszacze – daj sobie czas (nastaw budzik) na za 2g. Zrób je… i tak z kolejnymi.
Zobaczysz, jak znacznie wydajniejszy się poczujesz, a Twój dzień stanie się bardziej efektywny.
Z czasem będziesz mieć więcej B, a wtedy możesz oddychać spokojniej i zaczniesz mieć więcej czasu.
Analizując swoje zadania zastanów się, co się stanie, gdy zadanie nie zostanie wykonane. Co zyskasz, kiedy je zrobisz. Twoja lista ma żyć, więc pracuj z nią, spisuj zadania, kolorami oznaczaj A, B i C, monitoruj, skreślaj już zrobione, wtedy będziesz mógł poczuć jak działa Metoda ABC i przekonasz się jak można dać sobie więcej czasu. Tylko wtedy to zadziała. A Twój mózg będzie Ci wdzięczny. Pamiętaj, że jednym z konstruktów odporności psychicznej jest kontrola tzw. poczucie wpływu. Taki sposób pracy z zadaniami pozwala je właśnie odzyskać.
Kumpluj się z własnym mózgiem i współpracuj z nim.
Trzymam kciuki
Just.in Brain
